Hinweisgebersystem.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regelungen und unserer Verhaltensgrundsätze hat bei der Ehrhardt Partner Group (EPG) oberste Priorität.
Der Erfolg unserer Unternehmensgruppe basiert auf der entsprechenden Einhaltung von diesen.
Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es für die EPG wichtig, von möglichem Fehlverhalten der eigenen Beschäftigten oder denen von Lieferanten und Dienstleistern zu erfahren und diese zu unterbinden. Aus diesem Grund unterhalten die Gesellschaften der EPG das „Zentrale Aufklärungsbüro“ sowie ein zentrales vertrauliches Hinweisgebersystem.
Mit diesem Hinweisgebersystem bieten wir zudem die Möglichkeit zur anonymen Abgabe von Hinweisen. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme hinweisgebende Personen zu identifizieren, soweit unser Hinweisgebersystem nicht missbraucht wird.
Die EPG toleriert keine Benachteiligungen von hinweisgebenden Personen sowie allen Personen, die zu Untersuchungen bei EPG beitragen.
Für betroffene Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist.
Resultierende Untersuchungen werden von der EPG mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. In die Untersuchung involvierte Mitarbeiter der EPG werden zur diesbezüglichen Vertraulichkeit gesondert schriftlich verpflichtet.
Die sich im Rahmen einer Untersuchung ergebenden Informationen werden mit absoluter Vertraulichkeit behandelt.
Qualifizierte Mitarbeiter/innen des Zentralen Aufklärungsbüros prüfen alle Hinweise auf Regelverstöße durch Beschäftigte, Lieferanten oder Dienstleister der EPG.
Im ersten Schritt erhalten Sie eine Eingangsbestätigung, soweit der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde. Anschließend bewerten die Mitarbeiter/innen des Zentralen Aufklärungsbüros Ihren Hinweis. Hierfür werden weitere Informationen, insbesondere von der hinweisgebenden Person (soweit nicht anonym), beschafft. Sollte sich anhand der Informationen ein Anfangsverdacht auf einen potentiellen Regelverstoß ergeben, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Aufgrund der hieraus folgenden Untersuchungsergebnisse sprechen die Mitarbeiter/innen des Zentralen Aufklärungsbüros im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionsempfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus Ihres Hinweises werden Ihnen unverzüglich mitgeteilt. Dabei hängt die Bearbeitungszeit u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.
Kontaktieren Sie uns
Das Hinweisgebersystem der EPG bietet die folgenden Kanäle, um Fehlverhalten von Beschäftigten, Lieferanten und Dienstleistern zu melden.
Damit Ihr Hinweis durch das Aufklärungsbüro angemessen bearbeitet und der Sachverhalt entsprechend untersucht werden kann, ist es von großer Bedeutung, dass der Hinweis so konkret und umfangreich wie möglich abgegeben wird.
Hierbei ist es hilfreich, wenn Ihr Hinweis die 5 W-Fragen berücksichtigt:
Wer? Wann? Wo? Was? Wie?
Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrem Hinweis, dass dieser auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden kann.
Es hilft uns sehr weiter, wenn Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen und uns daher Ihre Kontaktdaten mitteilen. Dies ist jedoch kein Muss.
Online-Meldekanal
Sie haben die Möglichkeit, über unser internetbasiertes Hinweisgebersystem einen Hinweis an das Zentrale Aufklärungsbüro der EPG zu senden.
Hierbei haben Sie die Möglichkeit, den Hinweis anonym abzugeben.
Möchten Sie dagegen über den Bearbeitungsstand Ihres Hinweises informiert bleiben oder sind Sie bereit für unsere Rückfragen zur Verfügung zu stehen, so haben Sie die Möglichkeit Ihre Kontaktdaten mitzusenden.
Das System ist vertraulich und geschützt.
Sie erreichen das Zentrale Aufklärungsbüro der EPG auch per E-Mail über die folgende Adresse: clarificationoffice@epg.com
Telefonisch
Sie können Meldungen rund um die Uhr über folgende gebührenpflichtige Telefonnummer des Zentralen Aufklärungsbüros der EPG abgeben: +49 (0) 67 42 – 87 27 – 3333. Für den Fall, dass Sie außerhalb der Bürozeiten anrufen, können Sie eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen. Sie werden auf Wunsch zurückgerufen.
Post
Sie können uns – auch anonym – per Post einen Hinweis zukommen lassen.
Postanschrift:
Zentrales Aufklärungsbüro
Ehrhardt + Partner GmbH & Co. KG
Alte Römerstraße 3
56154 Boppard-Buchholz
Persönlich
Wünschen Sie ein persönliches Gespräch mit unseren zur Verschwiegenheit verpflichteten Mitarbeiter/innen unseres Aufklärungsbüros, so können Sie einen persönlichen Termin – auch außerhalb unseres Firmengeländes – vereinbaren. Bitte nutzen Sie für die Terminvereinbarung unsere Email-Adresse clarificationoffice@epg.com.